¿Cómo dar "feedback" de forma productiva y asertiva?

¿Cómo puedes hacer para dar “feedback” de forma productiva y asertiva? Esta es una de las pregutas que se vuelven temas para trabajar en las sesiones de coaching y que se presentan con frecuencia con personas que tienen una empresa –son jefes- o que tienen un grupo de personas a su cargo –líderes de equipos-.

El dar feedback puede ser algo incómodo o que genere estrés en ambas partes si no se hace de forma adecuada. No se trata de decirle al otro todo lo que hace mal, o de que el que lo reciba llegue con resistencia a escucharte porque estamos mal acostumbrados a relacionar el feedback con llamadas de atención, críticas o descalificaciones.

Un feedback debería ser positivo, asertivo y generar mayor compromiso, claridad y productividad por parte de ambas partes, lo cual beneficia a todos.

La próxima vez que des feedback, prueba hacerlo siguiendo los siguientes pasos.

Antes de la reunión:

1. Apunta tus observaciones. Qué has notado de la persona con la que vas a hablar en cuanto a su desarrollo y resultados. Tienes que enfocarte exclusivamente en temas que afecten el desempeño laboral de la persona.

2. Revisa evaluaciones de terceros. Si tienes acceso a evaluaciones como la 360 o similares, revísalas y anota lo que más sobresalga tanto de fortalezas como de áreas de oportunidad. O anota comentarios que hayas recibido acerca del desempeño de la persona con la que vas a hablar.

3. Define el objetivo de la retroalimentación. ¿Qué quieres obtener de la reunión? ¿Quieres evaluar el desempeño, interés o motivación de la persona? ¿Quieres tener claridad en cuanto a sus habilidades? ¿Quieres definir si es alguien que pueda cumplir con lo que se espera de ella y si puedes delegarle más responsabilidades con la confianza de que va a entregar resultados?. Esto te va a servir para guiar tus observaciones y comentarios a los resultados que buscas.

4. Agenda. Aparta con tiempo una fecha en la semana y dos horas para poder tener una plática tranquila. Avísale también a la persona para que puedan cuadrar horarios.

Durante la reunión:

1. Pregunta primero. No empieces hablando de lo que tu percibes, preguntale primero a la persona cómo se percibe ella en el trabajo. Si tienes evaluaciones de terceros. Pregúntale qué opina de ellas, si está de acuerdo con los puntos más sobresalientes. Has esto pensando en poder identificar la perspectiva del otro. Esto te ayuda a ver en qué se fija la persona, a estar en el mismo canal comunicándote de forma más asertiva identificando qué cosas le parecen importantes. Tus comentarios serán más puntuales y claros, pues estarás hablando su mismo idioma.

2. Recuerda la misión, visión, valores de la empresa. Pregúntale a la persona si tiene claros estos puntos acerca del negocio o empresa donde trabajan. Pídele que te comente cuáles son los objetivos del área a la que pertenece y que te diga si tiene claro lo que se espera de ella en esa área. O sea sus responsabilidades y los resultados que tiene que alcanzar.

3. Identifiquen las fortalezas y áreas de oportunidad. Ahora sí, puedes preguntarle específicamente cuáles cree que son sus fortalezas y áreas de oportunidad. Es importante que también identifiquen juntos si estas cualidades trabajan a favor o en contra de las metas específicas que tiene que alcanzar.

4. Establezcan acciones de mejora. Habiendo repasado o aclarado lo que la empresa espera de ella, sus fortalezas que si están alineadas a obtener resultados y las áreas de oportunidad que hay que trabajar, pídele que establezca acciones o pasos a seguir para corregir hábitos, mejorar, ajustar, etc., que la lleven a mejorar y alcanzar sus metas asprovechando sus fortalezas.

5. Pongan fechas. Ya que tengan los pasos a seguir, pídele que establezca fechas para alcanzar los resultados esperados.

6. Cumplimiento y supervisión. Establezcan formas de medición, supervisión y de cumplimiento de los acuerdos alcanzados. Pueden ser reuniones semanales de 15 minutos, enviar mail con los avances o para aclarar dudas. Tiene que ser algo que la mantenga en curso, que sea supervisado por ti pero que no les quite mucho tiempo a ninguno de los dos. No es necesario caer en juntas diarias.

En todo este proceso, el lider o guía siempre vas a ser tu. Tu ajustas plazos de entrega, mantienes la congruencia con lo que la empresa espera de ti y de tu equipo y te encargas de la supervisión. Lo importante es que le permitas a la persona a la que le das el feedback hacerse consciente de su desempeño por si sola, de lo que puede hacer, de lo que le falta aprender, de cómo se tiene que organizar y por lo tanto de generar un compromiso partiendo de la base de que tu no le estás imponiendo nada.

La persona tiene que darse cuenta que lo hace por que es lo mejor para ella, para el equipo y para la empresa. Es un compromiso autogenerado que debería tener la motivación necesaria para tener el impulso suficiente para lograr el resultado esperado.

Podrías si es necesario en un último punto, establecer consecuencias en caso de que no se cumplan los acuerdos. Estás deberán estar dentro de las políticas de tu negocio o empresa y la persona puede establecerlas por si misma o tu se las haces saber.

Prueba haciendo una sesión de retroalimentación ajustando a tus necesidades y situación y cuéntame cómo te funciona.

Si tienes dudas o quieres contarme de una situación en particular, no dudes en contactarme.

Nos vemos la próxima!